Datenschutzerklärung Website Allschlaraffia

1. Zweck

Die vorliegende Datenschutzerklärung (DSE) informiert die Nutzer der Allschla-
raffischen Website www.schlaraffia.org über Zweck, Art, Umfang und Bearbeitung
personenbezogener Daten. Sie ist eine einseitige Willenserklärung und unterliegt
keinem Zustimmungsvorbehalt durch den Nutzer.

Die Datenerhebung und -verarbeitung dient hauptsächlich der Information über
Kommunikationsdaten (Adressen etc.) und sog. Spieldaten (Beförderungen,
Auszeichnungen etc.) der Mitglieder und von Verantwortungsträgern, über wichtige
Ereignisse in den dem Verband Allschlaraffia angeschlossenen Landesverbänden und
Reychen sowie der Bekanntgabe von personellen Mutationen.

2. Begriffe

In dieser DSE werden folgende Begriffe verwendet:

3.  Zuständigkeit – Rechtsgrundlagen

Die Website www.schlaraffia.org (nachstehend Website) ist die offizielle Website des
Verbandes Allschlaraffia. Sie wird im Auftrag des Allschlaraffenrates (ASR) in seiner
Eigenschaft als Verbandsvorstand (Gesamtheit der Delegierten der Landesverbände)
betrieben (§ 6 Ziff. 9c des Schlaraffenspiegels – SP). Vertretungsberechtigt ist der
jeweilige Vorsitzende des ASR.

Da dem Sitz des Verbandes Allschlaraffia in Bern (Schweiz) entsprechend die
Satzungen des Verbandes den einschlägigen Bestimmungen des schweizerischen
Bundes-rechts unterstehen (Präambel zu den Verbandssatzungen in der Fassung vom
21.10.2005), stützen sich Inhalt und Verwaltung der Website massgeblich auf die
Bestimmungen der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), an deren
Inhalt sich das schweizerische Datenschutzrecht ausrichtet.

4. Datenerhebung und -verwendung

Auf der Website werden regelmässig die Ambtlichen Personalien, die Allschlaraffische
Stammrolle, die Sippungsfolgen der Reyche und die Ausgaben von «Der Schlaraffia
Zeyttungen – DSZ» veröffentlicht. Publiziert werden namentlich

a) unter den Ambtlichen Personalien
Name, Geburtsdatum, Wohnort (meist ohne genaue Adresse) sowie teilweise die
Berufsbezeichnung der Prüflinge (Aufnahmekandidaten gemäss § 25 SP) sowie der
profane Name neu aufgenommener Mitglieder (Knappen);

b) in der Allschlaraffischen Stammrolle
wahlweise Namen, Adressen sowie Kommunikationsdaten (Telefon- und FAX-
Nummern, E-Mail-Adressen) folgender Personen:

• des Chefredaktors, der Landesredaktoren und des Koordinators der Datenzentrale;
• des Archivars des Allschlaraffischen Archivs;
• des Leiters der Allschlaraffischen Bibliothek;
• des Verantwortlichen für die Allschlaraffische Ahnen- und Ordenssammlung;
• des Vorsitzenden des Allschlaraffischen Symphonieorchesters;
• des Geschäftsführers der Allschlaraffischen Freundschaftskasse «Das letzte Lulu»;
• der Landeskantzler, der Landessschatzmeister, der Landesarchivare, der An-sprechpartner der Landesverbände, der Mitglieder der Verbandsvorstände, der Vereinsvorsitzenden der Reyche sowie der Mitglieder der Schiedsgerichte.

In der Allschlaraffischen Stammrolle (elektronische Fassung und Druckversion) wird nur eine Liste der Ritternamen publiziert. Demgegenüber figurieren die profanen Daten
sämtlicher Schlaraffen in der auf der Website ebenfalls publizierten speziellen
Elektronischen Stammrolle; der entsprechende Zugang ist jedoch passwortgeschützt.
Die profanen Daten sind auch in der Allschlaraffischen Verwaltungssoftware (AVS)
erfasst, wobei der Zugang ebenfalls nur mit individuellem Passwort möglich ist.

c) in den Sippungsfolgen (Veranstaltungskalender) der Reyche
in der Regel Name, Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse des jeweiligen
Kantzlers.

d) in den Ausgaben «Derer Schlaraffia Zeyttungen»
– die Ambtlichen Personalien mit Ausnahme der Prüflingsliste;
– anlassbezogen in Berichterstattungen Fotos von Jubilaren sowie am betreffenden
Anlass teilnehmenden Schlaraffen;
– bei Interviews die Fotos des jeweiligen Interviewpartners.

5. Datenempfänger

Zugriff auf die unter Ziff. 4 aufgeführten und in die Website eingestellten Daten haben
sämtliche Mitglieder der einzelnen Reyche, wobei dieser Zugriff nur mit einem per-
sönlichen Passwort möglich ist. Die Daten sind jedoch auch in den Druckversionen
von Allschlaraffischer Stammrolle, «Derer Schlaraffia Zeyttungen» und Sippungs-
folgen aufgeführt.

6. Zugriffsdaten / Server-Logfiles

Der Betreiber der Website erhebt Daten über jeden Zugriff auf das Angebot
(sogenannte Server-Logfiles). Zu den Zugriffsdaten gehören:
– der Name der aufgerufenen Webseite und Dateien;
– Datum und Uhrzeit des Abrufs;
– die übertragene Datenmenge;
– eine Meldung über den erfolgreichen Abruf;
– Angaben zum verwendeten Typ bzw. der Version des zum Einsatz gelangenden
Browsers und zum vom Nutzer verwendeten Betriebssystem;
– die sog. Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite)
– Angaben über die verwendete IP-Adresse und den anfragenden Provider.

7. Technologien zur Datennutzung (Analyseprogramm, Cookies)

Zwecks Analyse des Nutzerverhaltens (Bewegungs- und Interaktionsdaten) und zu
statistischen Zwecken (Webseitenabrufe und Besucheranalyse) setzt der Betreiber der
Website das Analyse-Tool «Matmo Analytics» ein. In diesem System werden keine
Daten an Dritte weitergegeben und die genutzten IP-Adressen werden im Interesse
des Datenschutzes anonymisiert.
Parallel zum Analyse-Tool «Matmo Analytics» werden Cookies (vgl. unter Ziff. 2 –
Begriffe) eingesetzt. Damit werden auf den Zugriffsgeräten der Nutzer (PC, Laptop,
Tablett, Smartphone) speziell auf das Gerät bezogene Informationen gespeichert. Die
Cookies dienen statistischen Zwecken sowie der Benutzerfreundlichkeit und erlauben
Anpassungen und Optimierungen der Website-Gestaltung. Der Nutzer kann mittels
Auswahl einer auf der besuchten Webseite angezeigten speziellen Option das
Speichern von Cookies eischränken oder gänzlich verhindern, wodurch jedoch das
Nutzungsangebot und der Nutzerkomfort eingeschränkt werden können.

8. Kontaktdaten

Bei der Kontaktaufnahme von Nutzern mit dem Anbieter der Website (Kontaktfor-
mular, E-Mail) werden die Angaben des jeweiligen Nutzers zwecks Bearbeitung der
Anfrage sowie zur Beantwortung allfälliger Fragen gespeichert.

9. Übermittlung von Daten an Dritte

Sämtliche unter Ziff. 4 aufgeführten Daten verbeiben in den auf der Website aufge-
führten elektronischen Gefässen; es erfolgt keine Datenübermittlung an Dritte, auch
nicht zu Analysezwecken (Ziff. 7). Die gedruckten Fassungen der einzelnen Gefäss-
inhalte (Allschlaraffische Stammrolle, «Derer Schlaraffia Zeyttungen», Sippungs-
folgen) sind im Übrigen ausschliesslich für die Mitglieder der Schlaraffia bestimmt.
Nicht ausgeschlossen werden kann, dass einzelne Druckerzeugnisse, die per-
sonenbezogene Daten enthalten, z.B. durch Unachtsamkeit oder Weitergabe von
Mitgliedern in den Besitz von Dritten gelangen.

Eine allfällige Übermittlung von personenbezogenen Daten an Medien im Rahmen von
Berichterstattungen oder zum Zweck der Information über Schlaraffia erfolgt aus-
schliesslich im Einvernehmen mit den Betroffenen.

10. Datensicherheit

Der Betreiber der Website trifft alle nötigen Massnahmen, um die unter Ziff. 4 aufge-
führten Daten vor Missbrauch, unberechtigtem Zugriff und Manipulation zu schützen.
Dabei ist festzuhalten, dass die Datenzentrale im Auftrag des Verbandes Allschlaraffia
für die Datenerhebung und -verarbeitung verantwortlich ist; ihre Beschäftigten unter-
stehen den Bestimmungen des Datenschutzes und sind verpflichtet, diese ein-
zuhalten. Zwischen der Datenzentrale als datenverantwortlichem Organ und den
Auftragsdatenverarbeitenden, namentlich der Parzeller Print Media GmbH & Co. sowie
der Athesia Druck GmbH, liegen Vereinbarungen vor, welche zur Einhaltung der
erforderlichen Datenschutzbestimmungen verpflichten.

11. Rechte der Nutzer

Der Nutzer der Website hat jederzeit das Recht
– Auskunft darüber zu erhalten, wo und in welcher Weise ihn betreffende perso-
nenbezogene Daten gespeichert werden;
– den Antrag auf Berichtigung allfällig unrichtiger Daten zu stellen;
– zu verlangen, dass

• in der Allschlaraffischen Stammrolle keine Titel veröffentlicht werden;
• in der Allschlaraffischen Verwaltungssoftware (AVS) keine personenbe-zogenen Daten publiziert werden, womit eine Publikation auch in der Allschlaraffischen Stammrolle sowie der Elektronischen Stammrolle unterbleibt;
• ihm weder «Derer Schlaraffia Zeyttungen», Allschlaraffische Stammrolle noch die Sippungsfolgen zugestellt werden, womit allerdings nur eine Datenweitergabe an den Berechtigten unterbleibt, weil alle übrigen Schlaraffen – vorbehaltlich ihres Verzichtes – diese Datengefässe erhalten.

Die Ausübung dieser Rechte erfolgt unentgeltlich. Die entsprechenden Gesuche sind
an den Daten-Koordinator der Datenzentrale Allschlaraffias (E-Mail: datenzentrale@
schlaraffia.org) zu richten. Der Eingang eines Gesuches wird dem Gesuchsteller un-
verzüglich auf dem von ihm gewählten Korrespondenzweg (Briefpost, E-Mail) be-
stätigt.

Widerspruchs-, Einschränkungs- und Löschungsersuchen kann nur in der jeweiligen
elektronischen Fassung der Gefässe sofort entsprochen werden. In den Druckver-
sionen der Gefässe (Allschlaraffische Stammrolle, «Derer Schlaraffia Zeyttungen»
einschliesslich Ambtliche Personalien, Sippungsfolgen) erfolgen allfällig geforderte
Berichtigungen, Einschränkungen und Löschungen – gegebenenfalls mit einem
Vermerk über das gestellte Gesuch – in den jeweils nächsten veröffentlichten
Ausgaben.

Allfällige Beschwerden der Nutzer betreffend die Bearbeitung sie betreffender per-
sonenbezogener Daten sind an den jeweiligen Vorsitzenden des Allschlaraffenrates,
dessen postalische und elektronische Adresse in der Allschlaraffischen Stammrolle
aufgeführt sind, zu richten. Sie sind unter genauer Angabe der Beanstandung ange-
messen zu begründen.

12. Datenaktualisierung

Die in den verschiedenen Publikationsgefässen veröffentlichten personenbezogenen
Daten der Schlaraffen werden gestützt auf bei der Datenzentrale Allschlaraffias
eingehende Meldungen seitens der Betroffenen oder der Verantwortlichen der Reyche
laufend aktualisiert und soweit erforderlich geändert oder berichtigt.

13. Dauer der Datenspeicherung

In den auf der Website www.schlaraffia.org publizierten Gefässen (Allschlaraffische
und Elektronische Stammrolle) werden – vorbehaltlich ihrer Verzichtserklärungen – nur
die Daten aktiver Mitglieder aufgeführt. Die Daten verstorbener, ausgetretener oder
ausgeschlossener Mitglieder bleiben indes in früher publizierten Druckversionen
naturgemäss weiterhin aufgeführt.

Bei einem freiwilligen Austritt, einer Streichung in den Reychsmatrikeln und bei einem
Ausschluss eines Scharaffen gemäss § 36 SP werden die über ihn erhobenen
personenbezogenen Daten gelöscht. Davon ausgenommen sind Daten, die in
unmittelbarem Zusammenhang mit dem Austritt, der Streichung bzw. dem Ausschluss
stehen.

Nach einem Ahallaritt (Tod des Mitgliedes) werden zu Archivzwecken in der
Allschlaraffischen Datenbank sowie bei den Reychen das profane Geburtsdatum, das
Datum der Kugelung (Aufnahme in Schlaraffia), der Schlaraffenname, die
innegehabten Würden und Ämbter sowie die erworbenen Auszeichnungen
aufbewahrt.

Verband Allschlaraffia® mit Sitz in CH-3000 Bern / Schweiz / 25.08.2024